Meeting Virtual dengan Efektif dan Menyenangkan
Sebelum pandemi datang, pertemuan rapat atau juga dikenal dengan meeting merupakan satu hal yang biasa dilakukan oleh berbagai pihak. Meeting ini sendiri dapat menyelesaikan berbagai macam permasalahan maupun proses pengambilan keputusan yang seringkali digunakan oleh kepanitiaan pada sekolah maupun mahasiswa maupun juga banyak kantor tempat bekerja.
Namun, pandemi yang membuat pergerakan masyarakat menjadi semakin sempit membuat kamu juga harus banyak melakukan kegiatan, termasuk juga meeting di rumah.
Meeting virtual sendiri memiliki suasana yang cukup berbeda dengan meeting yang dilakukan biasa dan dapat bertemu secara fisik. Banyak yang merasa meeting virtual ini cukup melelahkan dan tidak lebih asik dari meeting biasa. Jika kamu merupakan salah satu penyelenggara meeting virtual ini, maka kamu perlu untuk tahu bagaimana cara membuat suasana meeting virtual yang nyaman agar dapat berjalan dengan tenang. Maka dari itu, berikut ini ada beberapa tips untuk membuat meeting virtual dengan efektif dan menyenangkan yang dapat kamu coba lakukan.
Mengetahui Lebih Jauh Tentang Meeting Virtual dengan Efektif dan Menyenangkan
Bagi kamu yang belum mengetahui apa itu meeting virtual, perlu untuk memahami bagaimana cara meeting ini bekerja. Meeting virtual sendiri merupakan salah satu bentuk kegiatan yang para pesertanya dapat bergabung dari mana saja tanpa perlu berada pada satu tempat yang sama dan telah membuat kesepakatan terkait dengan waktu meeting dan aplikasi yang digunakan. Di tengah pandemi seperti saat ini, banyak yang berusaha untuk menciptakan meeting virtual dengan efektif dan menyenangkan melalui berbagai aplikasi, seperti Zoom, Google Meet dengan berbagai kelebihannya.
Beberapa pihak yang melaksanakan meeting virtual ini banyak yang merasa bahwa bentuk rapat online ini justru malah terasa melelahkan, mungkin kamu juga merasakan hal yang sama. Percakapan yang dilakukan melalui virtual ini membutuhkan fokus yang lebih dibandingkan dengan percakapan yang dilakukan langsung dengan bertatap muka. Kamu harus lebih memperhatikan bahasa tubuh yang digunakan, wajah, hingga apa saja perkataan yang lawan bicara ucapkan.
Oleh karena itu, terkadang meeting virtual ini terkadang membuat lebih cepat lelah. Salah satu caranya adalah menyiasati hal ini dengan cara membuat suasana meeting virtual yang nyaman sehingga percakapan terasa lebih hidup dan dapat berjalan dengan tenang di mana para pesertanya juga merasa betah untuk ikut serta dalam rapatnya.
Mengetahui Aplikasi Meeting Virtual dengan Efektif dan Menyenangkan
Banyaknya aplikasi yang menawarkan jasa untuk dapat digunakan sebagai platform meeting virtual dapat membuat kamu bingung untuk memilih mana yang sesuai dengan kebutuhan. Salah satu agar dapat menciptakan meeting virtual dengan efektif dan menyenangkan adalah dengan memilih platform yang sesuai. Salah satu platform yang dapat digunakan adalah aplikasi Whatsapp yang juga merupakan aplikasi chat yang banyak digunakan oleh masyarakat pada umumnya.
Untuk kamu yang ingin melakukan meeting dengan skala hanya sebanyak 4 orang dan tidak dalam waktu yang cukup lama dapat memilih aplikasi ini. Kamu cukup melakukan video call yang kemudian dapat mengundang peserta lainnya atau dengan membuat group chat dan kemudian menekan tombol untuk melakukan panggilan video.
Jika kamu ingin menyelenggarakan meeting virtual dalam skala yang cukup besar, maka dapat memilih untuk menggunakan Google Meet atau juga Zoom demi menciptakan suasana meeting virtual yang nyaman. Google Meet sendiri sudah cukup terintegrasi dengan hanya memiliki akun Gmail. Kamu dapat membuat agenda rapat melalui Google Calendar dengan mengundang peserta lain melalui kalender tersebut dan nantinya peserta lain akan langsung mendapatkan email undangan.
Kamu juga dapat mengundang orang lain dengan cara menyebarkan kode meeting yang diberikan oleh Google Meet. Zoom sendiri memiliki fitur yang kurang lebih sama dengan Google Meet, namun kamu harus membeli layanannya untuk dapat menyelenggarakan meeting lebih dari 40 menit. Selain kedua aplikasi tersebut, kamu dapat juga menggunakan aplikasi lain seperti Skype maupun Webex.
Cara Menyelenggarakan Meeting Virtual dengan Efektif dan Menyenangkan
Dalam menciptakan suasana meeting virtual yang nyaman, perlu untuk membangun suasana yang ceria dan baik dari awal peserta meeting bergabung. Kamu dapat menyambut peserta dengan sapaan yang ramah dan juga memulainya dengan obrolan ringan terkait dengan keseharian mereka. Jika kamu dapat mengeluarkan sikap yang semangat dan juga positif, hal ini dapat menular kepada peserta lain dan membuat suasana menjadi lebih hidup.
Selama meeting berlangsung, kamu juga dapat berinteraksi dengan para peserta meeting untuk menciptakan suasana yang lebih engaging. Cara tersebut dapat menciptakan fokus yang lebih untuk para pesertanya.
Cara lain yang dapat membuat meeting virtual dengan efektif dan menyenangkan adalah dengan tetap membuat meeting tetap membahas topik yang menjadi tujuan utama diadakannya meeting tersebut. Kamu juga dapat membuat para peserta mengingat terkait dengan tugas yang perlu untuk mereka kerjakan hingga meeting selanjutnya dengan cara membuat mereka mengulang kembali apa yang perlu mereka kerjakan dan berikan apresiasi untuk hal tersebut.
Dalam mengakhiri rapat, kamu perlu untuk mengakhiri dengan cara yang sama saat membuka rapat tersebut. Membangun komunikasi dengan peserta meeting merupakan hal yang penting agar semua pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik dan sesuai dengan timeline yang ada.
